La presente Política de Privacidad regula el tratamiento de los datos personales que se recopilan a través del Canal de Denuncias de LIMCHILE S.A. (en adelante, «LIMCHILE» o «la Compañía»). Su objetivo es informar, de manera clara y transparente, cómo se recogen, utilizan, resguardan y conservan los datos de quienes interactúan con este canal, en cumplimiento de la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada, de la Ley N° 21.719 que moderniza dicho régimen y crea la Agencia de Protección de Datos Personales, y de la Ley N° 20.393 sobre Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas.

El uso del Canal de Denuncias implica el conocimiento y la aceptación de las condiciones descritas en esta Política.

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través del Canal de Denuncias es:

• Razón social: LIMCHILE S.A.
• Domicilio: Santa Elena #1333, Santiago, Región Metropolitana, Chile.
• Contacto para materias de privacidad y protección de datos: DPO@limchile.cl.

La gestión operativa del canal recae en el área de Compliance de LIMCHILE, conforme al procedimiento interno PR-COMP-SEG-001.

2. Datos que recopilamos

El Canal de Denuncias permite presentar denuncias en dos modalidades, con distinto alcance en la recolección de datos:

2.1 Modalidad confidencial

Cuando el denunciante decide identificarse, se recopilan los siguientes datos personales:

• Nombre.
• Correo electrónico.
• Región y ciudad.
• Relación con la empresa (colaborador, excolaborador, proveedor, cliente o tercero).
• Teléfono de contacto (campo opcional).
• La descripción de los hechos denunciados.
• Los archivos adjuntos que el denunciante decida aportar como respaldo (documentos, imágenes, videos o audios).
• El origen de la conexión (red interna de LIMCHILE o red externa) y la dirección IP desde la que se envía la denuncia, con fines de trazabilidad y seguridad. Este dato solo se registra en la modalidad confidencial, en la que el denunciante ya se ha identificado voluntariamente.

2.2 Modalidad anónima

Cuando el denunciante opta por la modalidad anónima, no se solicita ni se registra su identidad. Asimismo, el sistema no captura la dirección IP ni el identificador del navegador (user-agent) del denunciante, y los campos de datos personales quedan sin información asociada. En esta modalidad, la Compañía únicamente recibe la descripción de los hechos y los archivos que voluntariamente se adjunten.

El denunciante es el único responsable de la veracidad y pertinencia de la información y de los datos de terceros que voluntariamente incorpore en su relato o en los archivos adjuntos.

3. Finalidad del tratamiento

Los datos personales recopilados a través del Canal de Denuncias serán tratados con las siguientes finalidades:

• La recepción, registro, análisis, investigación, resolución y seguimiento de las denuncias presentadas.
• La gestión del Modelo de Prevención de Delitos de LIMCHILE, en el marco de la Ley N° 20.393.
• La adopción de las medidas correctivas, disciplinarias o de otra índole que resulten procedentes.
• El cumplimiento de las obligaciones legales y regulatorias aplicables a la Compañía.
• La comunicación con el denunciante, cuando este se haya identificado, para efectos del seguimiento del caso.

Los datos no serán utilizados para finalidades distintas de las aquí señaladas, ni serán objeto de decisiones automatizadas ni de elaboración de perfiles.

4. Base de licitud

El tratamiento de los datos personales se sustenta en las siguientes bases de licitud:

• El cumplimiento de obligaciones legales que corresponden a LIMCHILE, en particular las derivadas de la Ley N° 20.393 y de la implementación de su Modelo de Prevención de Delitos.
• El interés legítimo de la Compañía en prevenir, detectar y sancionar conductas contrarias a la ley, a su Código de Ética y a sus políticas internas, así como en proteger a las personas y a la organización.
• El consentimiento del titular, cuando este entrega voluntariamente sus datos identificatorios al optar por la modalidad confidencial.

5. Confidencialidad y anonimato

LIMCHILE garantiza la confidencialidad de la identidad del denunciante y de las personas mencionadas en la denuncia. La identidad del denunciante que se haya identificado solo será conocida por las personas del área de Compliance y por quienes participen directamente en la gestión del caso, sujetos a estricto deber de reserva.

Para cualquier otra persona ajena a la gestión del caso, la denuncia se presenta como anónima o confidencial, sin revelar la identidad del denunciante. LIMCHILE no admite represalias de ninguna naturaleza contra quienes presenten denuncias de buena fe a través de este canal.

La modalidad anónima permite denunciar sin entregar ningún dato identificatorio, según se describe en la sección 2.2 de esta Política.

6. Conservación de los datos

El expediente asociado a cada denuncia tiene carácter reservado y se conserva por un plazo mínimo de 5 años, contado desde el cierre del caso, de acuerdo con el procedimiento interno PR-COMP-SEG-001 y con las obligaciones legales aplicables.

Transcurrido dicho plazo, los datos serán eliminados, bloqueados o anonimizados, salvo que su conservación resulte necesaria para atender obligaciones legales, requerimientos de autoridad competente o la defensa de eventuales acciones legales.

7. Destinatarios y comunicación de datos

Los datos recopilados a través del Canal de Denuncias serán tratados con acceso restringido y no se comunicarán a terceros, salvo en los siguientes casos:

• A las áreas y comités internos de LIMCHILE responsables de la gestión, investigación y resolución de la denuncia (área de Compliance y comité correspondiente).
• A los tribunales de justicia, al Ministerio Público, a organismos fiscalizadores o a otras autoridades competentes, cuando la ley así lo exija o lo autorice.
• A los asesores legales de la Compañía, cuando resulte necesario para la investigación o para la defensa de los intereses de LIMCHILE.

En todos los casos, la comunicación de datos se realiza bajo obligación de confidencialidad y limitada a lo estrictamente necesario para la finalidad perseguida.

8. Seguridad de la información

LIMCHILE adopta las medidas técnicas y organizativas necesarias para proteger los datos personales frente a su pérdida, uso indebido, alteración, acceso no autorizado o divulgación. En particular:

• Los archivos y expedientes se almacenan en servidores corporativos con acceso restringido.
• El acceso a la información se limita al personal autorizado que gestiona cada caso.
• Se mantiene un registro de control de accesos (audit log) que permite trazar quién accede a la información y cuándo.

9. Derechos del titular y cómo ejercerlos

De conformidad con la Ley N° 19.628 y la Ley N° 21.719, el titular de los datos personales tiene derecho a:

• Acceso: conocer si LIMCHILE trata sus datos, cuáles son y con qué finalidad.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Cancelación o supresión: requerir la eliminación de sus datos cuando ya no exista base legal que justifique su tratamiento.
• Oposición: oponerse a un tratamiento determinado por motivos legítimos.
• Portabilidad y bloqueo: conforme a los términos y a la entrada en vigencia de la Ley N° 21.719.

El ejercicio de estos derechos puede solicitarse al correo DPO@limchile.cl o por escrito al domicilio indicado en la sección 1. La Compañía dará respuesta dentro de los plazos legales aplicables.

El ejercicio de estos derechos podrá ser limitado cuando su atención afecte la confidencialidad de una investigación en curso, comprometa los derechos de terceros o contravenga obligaciones legales de la Compañía. Sin perjuicio de lo anterior, el titular podrá presentar reclamos ante la Agencia de Protección de Datos Personales, en los términos que establezca la Ley N° 21.719.

10. Cambios a esta política

LIMCHILE podrá modificar esta Política de Privacidad para adaptarla a cambios legislativos, jurisprudenciales o a mejoras en la gestión del Canal de Denuncias. Las modificaciones serán publicadas en este mismo sitio y regirán desde su publicación. Se recomienda al usuario revisar periódicamente esta Política.